Privacyverklaring & Cookies

NNIC Business Support respecteert de rechten van iedereen en binnen onze opvatting is het een groot voorrecht dat iedereen uniek is. Voor ons staat voorop dat wij het belangrijk vinden dat iedereen zichzelf kan en mag zijn. Gelijke rechten voor iedereen is geen voorrecht maar een basisbeginsel. De wet- en regelgeving waaraan wij onderhevig zijn accepteren wij zonder op- of aanmerkingen. Vanuit deze gedachte is het volledig voldoen aan de AVG een verdere stap. Voorop staat dat wij op respectvolle wijze omgaan met alle ons ter beschikking gestelde en bekend geworden gegevens die betrekking hebben op personen. 

Uitgangspunten

Persoonsgegevens worden binnen NNIC enkel verwerkt bij de aanwezigheid van de relevante grondslag en in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. De noodzaak van een verwerking baseren we op de balans tussen het belang van het beschermen van de privacy van betrokkene, onze wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigd belang van NNIC om uitvoering te geven aan haar (incasso)opdracht. De bewaartermijn van de persoonsgegevens is niet langer dan nodig voor het doel waarvoor  ze verzameld zijn, of op basis van de voor NNIC van toepassing zijnde wet en regelgeving.

Welke gegevens verwerken wij?

• buitengerechtelijke incassowerkzaamheden:

Gebruikelijk krijgen wij van opdrachtgevers gegevens aangeleverd van onbetaald gelaten vorderingen. Het merendeel van deze opdrachten betreft zakelijke vorderingen, meestal op andere bedrijven. Wij krijgen de onbetaald gelaten facturen aangeleverd, alsmede relevante aanmaningen, bijbehorende correspondentie en/of aantekeningen over het debiteurcontact. Ten behoeve van de opdracht verrijken wij deze gegevens regelmatig: wij doen onderzoek naar de juistheid van deze gegevens en maken de gegevens meer volledig. Bijvoorbeeld door het raadplegen van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het kadaster en onze eigen dossiers. Ook is het mogelijk dat wij op het internet met zoekopdrachten meer informatie achterhalen en in sommige gevallen zullen we ook social media raadplegen. Wij leggen gegevens centraal vast in bestandsmappen, daarnaast worden gegevens in subsystemen bewaard zoals e-mail en agendatoepassingen. Ten slotte blijft informatie bewaard in de financiele administratie, persoonsgegevens staan in afrekeningen naar klanten, worden verwerkt in de bedrijfsboekhouding en blijven mede bewaard in de transactie-bankgegevens. Wij delen gegevens met klanten, ook ter verbetering en aanvulling van de administratie van de klant. 

• gerechtelijke incasso

Uit hoofde van het gerechtelijk incasseren geven wij een Gerechtsdeurwaarder opdracht om een dagvaarding uit te brengen. Wij leveren daartoe bij de gerechtsdeurwaarder een complete dagvaarding aan. In sommige gevallen zijn niet alle personalia volledig en worden deze door de deurwaarder aangevuld. Ten behoeve van de wettelijke taak raadpleegt de deurwaarder het GBA en neemt de juiste personalia over. Deze gegevens worden door ons ontvangen wanneer de dagvaarding na betekening aan de rechtbank wordt gezonden. Ditzelfde gebeurt wanneer wij een advocaat inschakelen. Een gerechtsdeurwaarder controleert ook een aantal andere zaken: problematische schulden en verhaalbaarheid en rapporteert daarover. 

• executiewerkzaamheden

Na een verkregen vonnis wordt er geëxecuteerd. Hierbij verkrijgen wij afschriften van uitgebrachte exploten en rapportages van deurwaarders. Het betreft gegevens aangaande werkgevers, uitkeringen, inkomen, bezittingen, gezinssamenstelling en schulden. In het kader van transparantie en rapportage zullen wij onze klant op de hoogte houden van onze bevindingen en zaken die ons bekend worden. In een aantal gevallen verkrijgen wij ook gegevens van partners/huisgenoten en familieleden.

• overige werkzaamheden

Voor onze overige werkzaamheden leggen wij gegevens vast die direct verband hebben met de opdracht. Dit gebeurt op incidenteel karakter en wordt ingegeven door de aard van de opdracht. 

• gegevens van opdrachtgevers

Van onze opdrachtgevers leggen wij de noodzakelijke gegevens vast voor die nodig zijn om goede uitvoering aan de opdracht te geven. Daarnaast registreert ons boekhoudpakket gegevens omtrent betalingsgedrag.

Welke gegevens verwerken wij niet?

Voor ons staat de relatie tot het doel voorop. Wij zullen daartoe alle noodzakelijke of waarschijnlijk noodzakelijke gegevens vastleggen. Wel maken wij een ethische afweging. Wij leggen nooit gegevens vast die ons bekend worden maar niets te maken hebben met het doel van de werkzaamheden en aard van de opdracht. Zo zullen wij geen enkele vastlegging plegen over persoonlijke voorkeuren en relaties tussen individuen die geen betrekking heeft op de opdracht. 

Hoe verwerken wij?

Wij zijn een kleine organisatie en wij verwerken gegevens op opdrachtniveau. Wij maken gebruik van computer- en bestandssystemen en geautomatiseerde systemen. Echter, omdat wij geen bulkwerkzaamheden doen (het verwerken van grote aantallen debiteuren) wordt elke opdracht afzonderlijk en persoonlijk behandeld. Daarmee is ook de noodzaak van een bulkverwerkingssysteem vervallen en wij zijn medio 2017 gestopt met ons computersysteem dat vanaf 1998 operationeel is geweest. Wij verwerken nu alleen nog op individuele opdrachtbasis. 

Bewaartermijn

De basis van de bewaartermijn is gelegen in de fiscale plicht om 5 jaar na verstrijken van laatste uitsteltermijn te bewaren. Dit maakt dat wij 7 jaargangen bewaren. Om controle van onze administratie mogelijk te maken, zullen wij dus die 7 jaargangen zo compleet mogelijk bewaren.

Onze fysieke administratie heeft een bewaartermijn van ongeveer 7 jaar na de laatste actie onzerzijds in dat dossier, echter wanneer er een gerechtelijk vonnis is wat nog niet (volledig) ten uitvoer is gekomen is de termijn 20 jaar. Het dossier blijft aanwezig zolang dat dossier actief is, bijvoorbeeld in geval van een faillissement, schuldsanering, betalingsregeling of betalingsafspraak. Ook wordt verjaring gestuit en in zulke gevallen blijft ook het dossier actief.

De fysieke administratie wordt eenmaal per jaar geschoond en jaargangen worden ter verwerking aangeboden bij Reiswolf Archiefvernietiging.

Onze digitale administratie bleef tot nu toe bestaan zonder verwijdering. Daarom zijn per mei 2018 gegevens aanwezig vanaf 1996. In 2018 beginnen wij met het opruimen van deze gegevens. In ons oude computersysteem zullen wij gegevens verwijderen van dossiers die afgelopen zijn tot 1 januari 2012. Vervolgens zullen wij ieder jaar datzelfde gaan doen, waarbij we ieder jaar een jaargang verwijderen. In ons bestandsopslagsysteem zullen wij vanaf 2018 hetzelfde doen en wij streven er naar om gegevens ouder dan 7 jaar na sluiting van een dossier te vernietigen. 

Wij streven er naar om onze subsystemen (agendering en berichten-email) ook na 7 jaar te schonen. 

Wanneer er sprake is van een opdracht waarin vastgoed-, pensioen- en/of langdurig vermogensbeheer het onderwerp is, wordt de bewaartermijn aangepast indien noodzakelijk, echter in een aantal gevallen zullen wij ervoor kiezen om het gehele dossier te overhandigen aan de opdrachtgever als eerste belanghebbende. In dergelijk geval zullen wij onnoodzakelijke gegevens van derden verwijderen. 

Beveiliging van gegevens

Wij nemen redelijke maatregelen ter bescherming van gegevens. Fysieke gegevens worden uitsluitend bewaard in afgesloten ruimten en worden vernietigd door Reiswolf Archiefvernietiging. Digitale gegevens kunnen wij via internetgebaseerde toepassingen overal ter wereld inzien, maar worden beveiligd door wachtwoorden en opgeslagen op private servers. Er wordt voor datatransmissie zoveel mogelijk gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen.

Opnemen van telefoongesprekken

Telefoongesprekken die wij voeren worden opgenomen. Niet relevante gesprekken worden na 14 dagen verwijderd. Gesprekken waarvan wij het noodzakelijk achten worden door ons digitaal opgeslagen in ons dossier. Deze opnames vinden plaats in het systeem van onze externe aanbieder van IP telefonie en worden uit dat systeem verwijderd na verstrijken van 1 maand. Voicemailberichten worden aan ons verzonden per email en komen daarom vrijwel altijd in een subsysteem terecht en worden daarin bewaard.

e-mail

Wij maken gebruik van een eigen e-mailserver, die gekoppeld is aan domein-mailhosten. De emails worden geruime tijd bewaard op de externe mail-host (SMTP en POP service). Wij streven er naar om de externe opslag binnen een jaar na aankomst van de mail gestaakt te hebben, het mailbericht met daarin mogelijkerwijs persoonsgegevens wordt vervolgens op onze eigen server bewaard. Onze server is beveiligd en uitsluitend wij hebben toegang tot de email. Uitsluiting hiervan is Google mail (G-mail). Ten gevolge van problemen met het verzenden van mails aan Gmail hebben wij noodzakelijkerwijs een Gmail account om berichten naar gmail account te kunnen versturen. Berichten die verzonden zijn van en naar dat account vallen onder het beleid van Google. 

Verwerkingen

Het privacybeleid heeft betrekking op de gehele organisatie van NNIC en omvat alle verwerkingen, waaronder die van: 

    • Dossierbehandeling in het kader van Financieel Juridische Dienstverlening & Advisering

    • Incassowerkzaamheden, Debiteurenbeheer & Gerechtelijke Procedures - Executie van Vonnis

    • Krediet & Insolventiebeoordeling

    • Vastgoedmanagement

    • Commerciële activiteiten en relatiemanagement

    • Personeelsmanagement

    • Samenwerking met andere dienstverlenende partijen, waaronder Gerechtsdeurwaarders, Advocaten, (Register)Accountants, (Krediet)Verzekeraars

Uitzonderingsbeleid

In geval van een ongebruikelijke situatie / incidentele kwestie nemen wij voor dat betreffende geval een afzonderlijke beslissing. Dit kan betekenen dat wij bijvoorbeeld gegevens versneld verwijderen of juist niet. Wanneer onze beslissing een consequentie voor derden in zich draagt, zullen wij deze derden zo snel mogelijk informeren over onze beslissing met daarin de afzonderlijk besloten verwijderingstermijn.

Gelieerde entiteiten - Stichting Beheer Derdengelden NNIC

NNIC Business Support maakt voor het beheer van de aan haar toevertrouwde gelden van opdrachtgevers, waaronder voornamelijk de betalingen die geschieden ten gunste van incassodossiers, gerechtelijke procedures, advieszaken en incasseren van periodieke bedragen als huur en lease, gebruik van een zelfstandige rechtspersoon Stichting Beheer Derdengelden NNIC, gevestigd te Groningen, kantoor houdende te Zeefbaan 22 te Winschoten. De gegevens die binnen NNIC aanwezig zijn van personen en bedrijven worden ten behoeve van de betalingsverwerking gebruikt door Stichting Beheer Derdengelden NNIC, voornamelijk en vrijwel uitsluitend voor het uitbetalen van derdengelden aan de betreffende relatie van NNIC. Daarnaast worden aan Stichting Beheer Derdengelden gegevens bekend. Deze gegevens worden ook door NNIC Business Support gebruikt. Het privacybeleid is derhalve ook van toepassing op Stichting Beheer Derdengelden NNIC, statutair gevestigd te Groningen. 

Rechten van betrokkenen

De AVG kent verschillende rechten toe aan personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkenen). Door deze rechten hebben betrokkenen meer mogelijkheden om de verwerking van hun persoonsgegevens te controleren. Het betreft de volgende rechten:

    • Recht op informatie;

    • Recht van inzage;

    • Recht op rectificatie;

    • Recht op gegevenswissing;

    • Recht op overdraagbaarheid;

Controle en toezicht

De functionaris gegevensbescherming is aangewezen om de controle uit te voeren op de werking van de procedures en maatregelen in het kader van de gegevensbescherming. U wordt verzocht om vragen en opmerkingen in eerste instantie te richten aan deze functionaris. Indien u niet tevreden bent met de uitkomst daarvan, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. 

De taak Functionaris Gegevensbescherming in de zin van de AVG wordt binnen NNIC Business Support ingevuld door de heer Ed Meester.

Naam : E. Meester

Organisatie: NNIC Business Support

Adres : Postbus 1044, 9670 EA Winschoten

Telefoon : 0597-433 210

E-mail adres : Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over hoe NNIC met uw privacygegevens omgaat of bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht door NNIC dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt deze autoriteit hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl 

Cookies

De website van NNIC maakt gebruik van cookies. Het betreft hierbij Google Analytics en waar noodzakelijk cookies ten behoeve van een goede werking van Joomla - waaronder onze cookie-melding op de homepage. Deze cookies  gebruiken wij om u nog beter van dienst te zijn en om het bezoek van onze website te onderzoeken. Met de gegevens verbeteren wij onze producten en diensten en proberen wij commercieel interessante activiteiten te ontwikkelen. Wij verstrekken geen informatie aan derden, echter Google gebruikt de gegevens van onze bezoekers voor haar eigen doelen. Er worden geen individueel herleidbare gegevens verzameld (opgemerkt: indien uw internetaansluiting op uw bedrijfsnaam geregistreerd is (zakelijke internetklanten), kunnen wij deze zien). De door u aan ons op deze wijze beschikbaar gestelde informatie wordt door ons alleen in overeenstemming met de wet gebruikt en geschiedt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. U kunt uw browser zo instellen dat u geen cookies meer ontvangt. Dit kan er echter wel voor zorgen dat de website niet meer optimaal of minder goed werkt.

Versie 1.3 (20-06-2018)